Recrutement du premier salarié en télétravail : 5 points incontournables

Vous avez décidé de recruter votre nouveau salarié en 100% télétravail ? C’est un premier recrutement ou vous avez déjà une équipe actuellement dans des locaux ? Vous vous posez certainement plein de questions, car c’est une première fois pour vous, et vous souhaitez vous préparer au mieux pour réussir cette embauche.

Recruter peut sembler compliqué entre les obligations administratives et les techniques pour bien choisir votre candidat.

Pour vous y aider, je vous propose une liste de points concrets qui aborde les principaux sujets importants lorsqu’il s’agit d’un recrutement en télétravail.

Trouver le profil apte à un recrutement en télétravail 

Pour commencer, je vous rappelle que tous les emplois ne sont pas possibles en télétravail.

Selon le Code du travail français et son article Article L1222-9, “[…] le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication”. 

Il s’agit d’un travail qui est réalisable dans les bureaux de l’entreprise et qui est finalement effectué dans tout autre lieu délibérément. 

Votre poste à pourvoir correspond à ces points ? 
Passons à la question du candidat.

Quand il s’agit d’un recrutement directement en télétravail, il faut s’assurer que la personnalité du candidat est en adéquation avec une pratique quotidienne du télétravail. 

Soit, il a déjà été télétravailleur, par exemple c’est un ancien freelance, ou il faisait déjà du télétravail dans sa précédente entreprise (mais peut être pas à temps complet).

Soit, il va découvrir le télétravail et là attention, car son accompagnement ne sera pas le même. Le risque que le candidat ne se fasse pas au télétravail est possible.

Historiquement dans mes recrutements (je dirige une équipe de 16 personnes), j’ai principalement choisi des personnes qui avaient déjà une première expérience en télétravail.
Quand ce n’était pas le cas, j’insistais beaucoup sur les avantages, mais aussi les inconvénients de cette forme de travail… notamment les différences perceptibles avec un travail en bureau.

Je vous encourage donc fortement, surtout pour un premier recrutement en télétravail, à privilégier un profil ayant déjà pratiqué le télétravail.

Concernant l’annonce de recrutement, précisez bien qu’il s’agit d’un poste en télétravail. 
Vous pouvez l’ajouter directement dans le titre de l’annonce comme par exemple Chef(fe) de projet en télétravail, ou dans les détails de l’annonce. 

La pratique du télétravail n’est pas un bénéfice accordé au salarié, c’est une organisation de l’entreprise, l’opportunité pour celle-ci d’évoluer et de faire progresser son management, et la performance de ses équipes. 

N’ajoutez pas télétravail dans les avantages prévus en complément du salaire !

Enfin, insistez bien dans l’annonce sur les qualités requises pour faire du télétravail : 

  • autonomie pour remplir les tâches demandées,
  • organisation, autodiscipline et la rigueur,
  • savoir gérer son emploi du temps et sa journée de travail pour éviter de trop travailler,
  • disposer d’un logement adéquat pour la pratique d’un travail et un environnement adapté (pas de garde d’enfant en même temps par exemple).

Une fois le candidat sélectionné, vous pouvez lui faire parvenir une promesse d’embauche. Ce document est très pratique quand vous ne pouvez pas faire signer immédiatement de contrat de travail. Ça vous laisse le temps de bien préparer ce contrat de travail tout en scellant votre engagement avec le candidat.

recruter télétravail

La promesse d’embauche en télétravail

La promesse d’embauche est un document qui engage mutuellement l’employeur et le candidat. C’est ce qui vous permet de proposer une offre ferme et définitive en attendant le contrat de travail.

Si le candidat y répond favorablement, cela vous permet de vous assurer que (normalement) le candidat ne vous fera pas faux bon, ce qui peut être utile notamment quand le candidat n’arrive pas tout de suite.

Vous vous engagez bien sûr à embaucher le candidat.

Dans cette promesse d’embauche, vous devez obligatoirement faire apparaître : 

  • La fonction
  • La rémunération
  • Le volume horaire du contrat (exemple 35h)
  • La date de début ainsi que l’heure
  • Le lieu du travail (depuis son domicile, depuis un espace de coworking …)

La promesse d’embauche peut être envoyée par mail, SMS, lettre tout comme elle peut être orale, mais je vous recommande par prudence de le faire par écrit, tout comme demander à votre candidat répondre par écrit

La promesse d’embauche a une valeur de contrat de travail dès lors qu’elle est acceptée par les deux parties.

Modèle de promesse d’embauche

Pour vous faire gagner du temps, je vous propose mon modèle de promesse d’embauche à personnaliser.

Votre email est collecté pour vous envoyer le document demandé, et vous faire parvenir mes nouveaux articles, podcasts, vidéos et des offres commerciales, dans le strict respect de la réglementation européenne sur la collecte des données. Vous disposez dans chaque mail d’un lien de desinscription. La politique de confidentialité de ce site est disponible à cette adresse.

Le contrat de travail en télétravail

Il faut maintenant rédiger le contrat de travail de votre nouveau salarié.

Deux situations possibles : vous avez dans l’idée d’avoir très bientôt d’autres salariés et il faut songer à disposer d’une charte télétravail soit vous ne pensez pas recruter prochainement.

Pourquoi penser à ça dès maintenant ?

Si vous avez peu de salariés, vous pouvez ajouter dans leur contrat de travail les règles du télétravail dans votre entreprise.
Si vous comptez avoir plusieurs salariés, disposer d’une charte télétravail commune sera plus simple et vous y ferez référence dans le contrat de travail des salariés. Cela évitera de faire un avenant à chaque changement des règles de fonctionnement du télétravail dans votre entreprise.

Ce que doit comprendre de base votre contrat de travail ?

Beaucoup de choses 🙂

  • la nature du contrat : est-ce qu’il s’agit d’un CDD, CDI…à temps complet, partiel ?
  • nom et adresse de l’entreprise
  • nom et adresses du salarié 
  • la date et heure de début d’exécution du contrat
  • le poste occupé
  • le lieu d’exécution (pour le coup soit le domicile soit un tiers lieu comme un espace de coworking)
  • la rémunération, son détail (fixe, variable, commissions…) et son mode de calcul
  • la durée des congés payés et la méthode de calcul des congés
  • le nombre d’heures hebdomadaires effectuées : un mi-temps, un 35H ? Un 39H ?
  • les coordonnées de l’organisme de sécurité sociale auprès duquel cotise l’employeur
  • les coordonnées de la caisse de retraite complémentaire
  • la convention collective applicable lorsque l’entreprise relève d’une convention collective

S’il s’agit d’un CDI

Il faudra ajouter :

  • les qualifications professionnelles du salarié
  • les fonctions occupées
  • la durée de la période d’essai et les conditions de renouvellement
  • le délai de préavis

S’il s’agit d’un CDD,

Il faudra ajouter :

  • en cas de remplacement d’un salarié : le nom et la qualification de la personne remplacée
  • la date de fin de contrat ou la durée minimale du contrat
  • si une période d’essai est mise en place, la mention de sa durée
  • la convention collective applicable
  • les conditions de renouvellement du CDD si une telle disposition est déjà prévue

Comme votre salarié est en télétravail, il faut ajouter une partie complémentaire.

Les articles concernant le télétravail

Comme votre salarié est en télétravail, il faut ajouter un article complémentaire qui précisera : 

  • s’il existe des conditions d’exercice du télétravail régies par une Charte télétravail
  • le Lieu d’exercice du télétravail : (domicile ou tiers lieu)
  • le Rattachement hiérarchique et liaison avec l’entreprise
  • les modalités d’évaluation de la charge de travail
  • les plages de disponibilité
  • les équipements mis à disposition et les règles d’utilisation
  • le détail de la prise en charge des coûts de fonctionnement liés au télétravail
  • s’il existe des déplacements professionnels
  • Mobilité du salarié

Le contrat de travail est à faire en deux exemplaires, à parapher et signer par les deux parties.

signature contrat télétravail

Les obligations légales et administratives

C’est la partie la moins agréable et néanmoins obligatoire que vous pouvez effectuer seul ou accompagné de votre expert comptable, ou d’un avocat.

Attention : ne pas accomplir toutes ces démarches administratives vous expose à des sanctions très lourdes.

Je vous rassure, même en cas de grosse phobie administrative, vous serez capable rapidement d’effectuer les différentes formalités.

La DPAE

Direction le site de l’Ursaff pour effectuer votre Déclaration Préalable A l’Embauche : https://www.due.urssaf.fr/declarant/arLibre.jsf

Attention, il faut effectuer cette démarche avant le début du contrat de votre salarié.

Grâce à cette déclaration, vous effectuez l’immatriculation auprès de l’URSAFF, l’affiliation du salarié au régime d’assurance, l’immatriculation auprès de la CPAM et l’adhésion au service de santé au travail.

La médecine du travail

L’employeur doit prendre rendez-vous avec le service de santé au travail pour assurer le suivi médical du nouveau salarié.

Cette inscription et la visite médicale sont obligatoires.
Elle doit être réalisée dans les trois mois de la prise effective du poste.

Comme votre salarié travaille depuis chez lui, vous avez deux options : prendre rendez-vous avec le service de santé relié à votre siège social (et donc financer le déplacement de votre salarié à ce centre) ou prendre rendez-vous dans le centre de santé de la ville du salarié. C’est le choix pour lequel j’ai opté.

Conséquences négatives, j’ai dû m’affilier à une dizaine de centres, mes salariés étant répartis sur l’ensemble du territoire français.

S’il s’agit d’un poste à risque, l’examen médical doit être effectué avant la prise de fonction.
Mais vu que nous abordons la question du salarié en télétravail, je n’ai pas d’exemples de poste pouvant entrer dans cette catégorie.

L’identification des risques professionnels

Un document mentionnant les risques éventuels du télétravail ainsi que les mesures préventives sont à distribuer au salarié.
Il faut également penser à régulièrement le mettre à jour. 

Je vous conseille ce document en PDF proposé par la Caisse Maladie de Nord Picardie.

Vous pouvez aussi être accompagné sur cette question par l’inspection du travail ou la médecine du travail

La convention collective

Est-ce que votre activité est régie par une convention collective ? Si telle est le cas, vous devez respecter les conditions prévues par la convention (durée du travail, minimum de rémunération, période d’essai). 

Le registre du personnel

C’est un registre obligatoire où vous devez lister chaque salarié (y compris les stagiaires et les intérimaires).
Y figurent au minimum nom,  prénom et date d’embauche (et éventuellement départ).

Je vous recommande d’utiliser un outil, tel que CharlieHR, qui me permet également de suivre les congés, et de disposer des coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgences par exemple.

La protection sociale

Vous devez activer votre compte auprès de l’ursaff et adhérer au régime de retraite complémentaire Arrco et Agirc dont relève votre entreprise et également la mutuelle désormais obligatoire dans l’entreprise.

L’affichage obligatoire en télétravail

Lorsque vous avez des bureaux, il faut afficher un certain nombre d’informations obligatoires. Vous savez, le fameux tableau d’affichage avec par exemple les coordonnées de la médecine du travail, de l’inspection du travail, et les horaires de l’entreprise.

En l’absence de bureau et de panneau d’affichage, vous avez deux options : 

  • disposez d’un intranet ou vos salariés pourront consulter ces informations
  • mettre à disposition ces informations en ligne (exemple sur un Google Drive) 

Dans un cas comme dans l’autre,  il faut vous assurer que vos salariés ont pris connaissance de ces informations. Vous pouvez leur demander de vous le confirmer par mail par exemple. 

De mon côté, à chaque nouvelle importante publiée dans l’intranet, une notification apparaît sur notre Slack et je demande à chaque salarié de checker avec une flèche verte la bonne lecture de l’information.

L’onboarding du salarié en télétravail

Ou comment va se passer l’intégration de votre salarié dans sa nouvelle entreprise.

N’oubliez pas de prévoir du temps dans les premières semaines pour lui présenter l’entreprise, ses outils et vous assurer de sa bonne intégration. 

Commençons par son équipement 

Est-ce que le salarié utilise son propre matériel ou celui de l’entreprise ?

Vous devez faire parvenir l’ensemble de son matériel nécessaire pour travailler dans de bonnes conditions en temps et en heure. 

Évitez de l’envoyer le jour J : essayez par exemple de lui faire parvenir la semaine précédant son arrivée. 

Il peut s’agir :

  • d’un ordinateur
  • d’un casque et /ou micro 
  • d’un téléphone
  • tous les identifiants et mots de passe dont il aura besoin

Vous pouvez aussi pensez à une welcome box comprenant des goodies de votre entreprise (tee shirt, stylo, stickers) … voir un cadeau de bienvenue.
Par exemple, la startup WP Media offre à tous ses nouveaux collaborateurs un Kindle, et des goodies de l’entreprise.

équipement télétravail

Plein de sessions d’échanges

Planifiez dans les semaines de son arrivée différentes sessions d’échanges avec vous ou les autres salariés de votre entreprise.

En l’absence de bureau et du fameux pot d’arrivée, c’est un bon moyen pour briser la glace et connaître ses collègues.

En télétravail, pas d’afterwork ou de machine à café ! Organiser des pauses café virtuelles où vous discutez de sujets plus légers pour apprendre à mieux vous connaître.

Les outils de communication

Avec quels outils allez-vous communiquer avec votre salarié ? 

En télétravail, pour les échanges du quotidien, je vous déconseille l’usage du mail.

Même si pour les échanges avec l’extérieur (client, partenaires …) il est souvent utilisé, pour des échanges avec votre salarié, il existe des outils à favoriser.

Dans mon entreprise, j’ai banni tous les mails : à part avec nos clients, aucun mail n’est échangé entre les membres de l’équipe.

L’utilisation d’un outil de communication tel que Slack ou Microsoft Team vous permet : 

  • d’échanger tous les jours avec votre salarié (avec le côté du bonjour, pause, j’ai fini ma journée un peu comme dans un bureau)
  • pouvoir suivre des sujets précis avec les personnes concernées (les channels)
  • avoir une communication synchrone et asynchrone en fonction des moments de la journée et de la disponibilité des personnes

En parallèle des échanges écrits, je vous conseille les échanges par voix/visio.
Slack et Team permettent ces échanges vidéo, mais vous pouvez aussi opter pour un outil externe tel que Zoom ou Google Meet.

Outils de communication télétravail

Les outils d’organisation des tâches

Organiser sa TO DO quand on est seul est indispensable.
Encore plus lorsqu’on souhaite piloter une équipe.

Donner des directives claires, apporter de la visibilité sur les priorités et les tâches à accomplir de la semaine est encore plus important lorsqu’on est en télétravail. 

Trello, Asana, Wrike … de nombreux outils sont aujourd’hui disponibles sur le marché pour vous permettre d’organiser efficacement le travail.

Utiliser des outils va aussi vous aider à responsabiliser votre salarié, puisqu’il sait très clairement le travail qu’il doit réaliser. 

Ces mêmes outils peuvent aussi être utiles pour suivre la charge de travail et la durée du travail effectué puisque ça fait partie de vos obligations d’employeur de suivre ces informations.

Votre premier salarié en télétravail fait désormais partie de votre équipe. Se pose maintenant la question du management à distance qui fera l’objet d’un prochain article 🙂

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