Je vais essayer de vous résumer simplement l’évolution du contexte juridique des indemnisation des frais de télétravail.

Jusqu’en 2017, l’employeur avait l’obligation de prendre en charge les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail. Mais cette disposition a été supprimée du Code du travail 🙂
La loi ne prévoyait donc plus d’obligation expresse d’indemnisation.
Mais cela n’implique toutefois pas que le salarié doit supporter la charge de toutes les dépenses liées au télétravail. 

Il faut savoir que déjà, pour les entreprises adhérentes au Medef, à la CGPME (Confédération des petites et moyennes entreprises) et à l’U2P (Union des entreprises de proximité) le remboursement des frais de télétravail est toujours dans le cadre de l’accord national interprofessionnel de 2005.

Très clairement, l’employeur est tenu de prendre en charge les frais professionnels engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle, qu’il soit dans un bureau ou chez lui.

Si le télétravail engendre des frais aux salariés, ce n’est pas à eux de les assumer 🙂

Depuis Novembre 2020, les directives sont beaucoup plus claires avec l’article 3.1.5 des Accord national interprofessionnel (ANI).

“Le principe selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de travail. A ce titre, il appartient ainsi à l’entreprise de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur.“

L’employeur doit donc prendre à sa charge certains coûts liés au télétravail et peut le faire sous deux formats :
– un remboursement de frais réels 
– une indemnité télétravail forfaitaire

Concernant les frais réels pris en charge, L’URSSAF met à disposition un tableau sur son site permettant l’évaluation des frais.

Dans cette liste, on trouve : 
– Les frais fixes (loyers, taxe d’habitation, taxe foncière, assurance habitation)
– Les frais variables (électricité, chauffage, climatisation)
– Les dépenses liées à l’acquisition du mobilier, d’un bureau, d’une chaise ergonomique, lampe, meuble de rangement. … 
– Les frais liés à l’adaptation du local (conformité électrique, installation de prise)
– Tout ce qui est matériel informatique bien sur (ordinateur, imprimante, …)
– Les consommables (papier, cartouche)
– Les frais de connexion (téléphone, internet) 

Certains frais peuvent être remboursés à 100%, d’autres sont en fonction de la taille du logement et de la place dédiée au travail, et d’autres sont limités à 50 % de la dépense réelle.

Tous les remboursements sont à effectuer uniquement sur justificatifs (facture).

Cette dernière option est la plus répandue dans les entreprises.
Surtout depuis fin 2019 avec la mise en place d’un barème visant à simplifier, pour les entreprises, le remboursement des frais professionnels engagés par les salariés en télétravail.

La somme est exonérée de charges sociales dans la limite globale de 10,70 € par journée de télétravail par semaine euros par mois si le salarié effectue une journée de télétravail par semaine, limite de 20 euros par mois pour un salarié qui télétravaille deux jours par semaine ; 30 euros par mois pour trois jours télétravaillé par semaine, etc. 

En cas d’allocation fixée par jour : 2,70 € par jour de télétravail, dans la limite de 59,40 € par mois.

L’employeur choisit donc de verser une indemnité inférieure ou égale à ce montant, la loi ne lui impose aucun montant. Par contre si l’indemnité versée est supérieure au 2,5 euros par jour de télétravail, les justificatifs redeviennent nécessaires pour prétendre à l’exonération de charges sociales.

Chaque mois sur son bulletin de paie ou dans l’attestation fiscale annuelle, le salarié peut s’assurer le montant de l’indemnité reçue.

En fonction de la taille de votre équipe, le choix de l’indemnité télétravail forfaitaire peut s’avérer le plus simple.

En revanche, on peut s’interroger sur le montant versé par rapport au montant réellement engagé par les salariés, par exemple 50€/mois pour un salarié en 100% télétravail.

Si vous choisissez le remboursement des frais réels, cela peut être un vrai plus perçu par vos salariés comme un complément de salaire non imposable et non soumis à cotisation. Ce qui peut être aussi très positif (et légal tant que le remboursement s’appuie sur des justificatifs).
Par contre, attention à la charge administrative que répresente la récupération chaque mois ces factures et d’effectuer les remboursements 🙂

Dans un cas comme dans l’autre, il est indispensable de préciser les modalités dans votre charte télétravail.

N’indiquez jamais que vous ne prenez aucuns frais en compte et que tout est à la charge de votre salarié. Vous seriez dans l’illégalité.

Même si votre salarié est en télétravail, il conserve ses droits acquis et ses avantages comme un salarié “classique” au bureau.

Donc les tickets restaurant restent acquis : on ne supprime pas les tickets restaurant aux télétravailleurs et de la même façon, le remboursement des frais de transport n’est pas remis en question.

Si votre salarié télétravail à 100% et ne se déplace plus, bien-sur, les frais de transport ne sont plus à prendre en charge. Mais s’il se déplace pour voir des clients ou venir au bureau, il peut toujours prétendre au remboursement de 50% de ses frais de transports.

En résumé, la question des indemnités télétravail est complexe, car elle va dépendre de chaque entreprise et de sa maturité sur la question du télétravail. 

Le télétravail est choisi, mis en place dans l’entreprise et donc doit pris en charge.

Pour le salarié, c’est également une preuve de considération de son employeur.

Si vous souhaitez en savoir plus ou si vous avez des questions, n’hésitez pas à utiliser les commentaires : je serai ravie de répondre d’échanger avec vous au sujet des indemnités télétravail.