LE guide pas à pas pour TOUT comprendre en 2024
Bienvenue dans l’univers du télétravail, où la flexibilité rencontre la productivité, et où émergent des défis inédits, notamment autour de l’indemnisation.
Aujourd’hui, je t’emmène explorer tout ce qu’il faut savoir sur les indemnisations télétravail en 2024, abordant les réglementations, les montants impliqués, et les avantages pour les employés.
Ce domaine est en perpétuelle évolution, et je suis là pour t’aider à te frayer un chemin à travers ces complexités 💪🏻
Mais je ne m’arrête pas là.
Établir une politique de compensation juste est un véritable défi, et je suis prêt à partager avec toi des astuces et des conseils pratiques pour assurer que ta politique soit non seulement équitable mais aussi alignée sur les besoins de ceux qui travaillent à distance.
Que tu sois un gestionnaire en quête d’améliorer ta politique de télétravail, un professionnel des RH à la recherche des meilleures pratiques, ou simplement curieux de comprendre comment naviguer dans ce nouveau paysage professionnel, cet article devrait t’aider.
Rappel ⚠️
L’indemnité de télétravail représente une somme allouée aux employés qui travaillent à distance.
Travailler de chez soi entraîne des dépenses pour l’employé, comme l’accès à Internet, l’utilisation du téléphone, l’acquisition de matériel, etc., et le remboursement de ces coûts par l’employé suit désormais des règles strictes.
Règles et obligations liées aux indemnités de télétravail :
Je vais te présenter de façon simple les changements dans la réglementation des indemnisations pour les frais de télétravail.
Avant 2017, il incombait aux employeurs de couvrir les dépenses résultant directement du télétravail. Cependant, cette exigence a été retirée du Code du travail, supprimant ainsi la nécessité formelle d’une indemnisation spécifique. Cela ne signifie pas, pour autant, que les employés doivent prendre en charge tous les coûts associés au travail à distance.
À noter que pour les entreprises membres du Medef, de la CGPME (Confédération des petites et moyennes entreprises) et de l’U2P (Union des entreprises de proximité), les frais de télétravail sont encore couverts dans le cadre de l’accord national interprofessionnel de 2005.
En somme, l’employeur doit supporter les coûts professionnels que l’employé engage pour son travail, que celui-ci s’effectue au bureau ou à domicile.
Ainsi, si le télétravail occasionne des dépenses pour les salariés, il ne leur appartient pas de les supporter.
L’indemnité de télétravail : Un pont entre le bureau et la maison
Le vrai sens de l’indemnité
L‘indemnité de télétravail transcende la notion de simple dédommagement financier.
Elle incarne la valorisation par l’entreprise de ses employés qui réaménagent leur espace privé pour répondre aux exigences du travail, entraînant des coûts souvent minimisés.
L’engagement de l’employeur : bien plus qu’une obligation légale
Même si la législation définit les droits des télétravailleurs, il est crucial pour l’employeur de dépasser ces exigences. Cela relève de la responsabilité sociale de l’entreprise, tout en contribuant au bien-être et à la motivation de l’équipe.
L’employeur peut opter pour un remboursement forfaitaire, simple et global, ou se baser sur les dépenses réelles. Chaque méthode présente ses avantages et inconvénients, le choix dépendant généralement de la structure de l’entreprise et de sa philosophie.
L’élaboration de l’indemnité télétravail demande une communication ouverte et honnête entre employeur et employé, avec une définition précise des attentes, des montants et des procédures de paiement.
Bien que le calcul du montant puisse varier, il doit rester juste et correspondre aux dépenses réelles de l’employé. Les accords de branche peuvent aussi influencer ce calcul.
Les bénéfices méconnus de l’indemnité : allègements fiscaux et avantages
Les avantages fiscaux associés à l’indemnité de télétravail sont significatifs, mais ils requièrent le respect de certains seuils et critères.
Au-delà des aspects fiscaux, l’indemnité peut améliorer la motivation des employés et optimiser les coûts pour l’entreprise.
L’indemnité de télétravail n’est donc pas uniquement une affaire d’argent.
Elle symbolise un changement profond dans notre approche du travail, marquant un pas vers un avenir plus adaptable, plus humain et plus à l’écoute des besoins individuels.
Indemnité télétravail : quelle obligation en 2024 ?
Depuis Novembre 2020, les directives sont beaucoup plus claires avec l’article 3.1.5 des Accord national interprofessionnel (ANI).
“Le principe selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de travail. A ce titre, il appartient ainsi à l’entreprise de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur.“
L’employeur doit donc prendre à sa charge certains coûts liés au télétravail et peut le faire sous deux formats :
– Un remboursement de frais réels
– Une indemnité télétravail forfaitaire
Le format remboursement des frais réels de télétravail
Concernant les frais réels pris en charge, L’URSSAF met à disposition un tableau sur son site permettant l’évaluation des frais.
Dans cette liste, on trouve :
– Les frais fixes (loyers, taxe d’habitation, taxe foncière, assurance habitation)
– Les frais variables (électricité, chauffage, climatisation)
– Les dépenses liées à l’acquisition du mobilier, d’un bureau, d’une chaise ergonomique, lampe, meuble de rangement. …
– Les frais liés à l’adaptation du local (conformité électrique, installation de prise)
– Tout ce qui est matériel informatique bien sur (ordinateur, imprimante, …)
– Les consommables (papier, cartouche)
– Les frais de connexion (téléphone, internet)
Certains frais peuvent être remboursés à 100%, d’autres sont en fonction de la taille du logement et de la place dédiée au travail, et d’autres sont limités à 50 % de la dépense réelle.
Tous les remboursements sont à effectuer uniquement sur justificatifs (facture).
Indemnité télétravail forfaitaire : comment et quand la verser
Cette dernière option est la plus répandue dans les entreprises.
Surtout depuis fin 2019 avec la mise en place d’un barème visant à simplifier, pour les entreprises, le remboursement des frais professionnels engagés par les salariés en télétravail.
La somme est exonérée de charges sociales dans la limite globale de 10,70 € par journée de télétravail par semaine euros par mois si le salarié effectue une journée de télétravail par semaine, limite de 20 euros par mois pour un salarié qui télétravaille deux jours par semaine ; 30 euros par mois pour trois jours télétravaillé par semaine, etc.
En cas d’allocation fixée par jour : 2,70 € par jour de télétravail, dans la limite de 59,40 € par mois.
Si ces limites sont respectées ( 2,70 euros par jour de télétravail), il n’est donc plus nécessaire pour le salarié de fournir à son entreprise des justificatifs de frais.
L’employeur choisit donc de verser une indemnité inférieure ou égale à ce montant, la loi ne lui impose aucun montant. Par contre si l’indemnité versée est supérieure au 2,5 euros par jour de télétravail, les justificatifs redeviennent nécessaires pour prétendre à l’exonération de charges sociales.
Chaque mois sur son bulletin de paie ou dans l’attestation fiscale annuelle, le salarié peut s’assurer le montant de l’indemnité reçue.
Remboursement de frais réels ou indemnité forfaitaire, que choisir ?
Selon la taille de ton équipe, opter pour une indemnité de télétravail forfaitaire peut être la solution la plus pratique.
Cependant, la question du montant alloué par rapport aux dépenses réelles des employés se pose, par exemple, attribuer 59,40€ par mois à un employé en télétravail à temps plein.
Si tu optes pour le remboursement des dépenses réelles, cela peut être perçu par tes employés comme un avantage supplémentaire, équivalent à une augmentation de salaire non taxable et exempt de cotisations sociales. Cela peut être très bénéfique (et légal, à condition que les remboursements soient justifiés).
Toutefois, garde à l’esprit l’effort administratif que représente la collecte des factures chaque mois et l’exécution des remboursements.
Dans les deux cas, il est crucial de définir clairement les conditions dans ta charte de télétravail.
Ne mentionne jamais que tu ne prends en charge aucun frais et que tout incombe à l’employé. Cela te placerait dans l’illégalité.
On oublie pas s’il vous plait les frais de repas et de transport
Même en télétravail, ton employé garde les mêmes droits et bénéfices qu’un employé de bureau traditionnel.
Cela signifie que les tickets restaurant restent dûs : tu ne peux pas les retirer aux télétravailleurs, et de même, le remboursement des frais de transport reste applicable.
Si ton employé travaille à 100% à distance et ne se déplace plus, naturellement, les frais de transport ne sont plus pertinents. Toutefois, s’il doit se déplacer pour rencontrer des clients ou venir au bureau, il a toujours droit au remboursement de 50% de ses frais de transport.
En bref, la gestion des indemnités de télétravail est complexe et varie d’une entreprise à l’autre, selon leur approche et expérience avec le télétravail.
Le télétravail, une fois adopté par l’entreprise, doit être correctement pris en charge.
Pour l’employé, c’est aussi une marque de reconnaissance de la part de son employeur.
Si tu veux en savoir plus ou si tu as des questions, n’hésite pas à utiliser les commentaires : je serais heureux de discuter et d’échanger avec toi sur le sujet des indemnités de télétravail.
Aller plus loin
Découvre mon épisode dédié aux indemnités télétravail
Vos questions / Mes réponses
Les frais admissibles aux indemnités de télétravail englobent souvent les dépenses pour le matériel de bureau, comme l’achat d’un ordinateur portable, d’un bureau ergonomique, ou des logiciels professionnels indispensables pour travailler de chez toi. En outre, les coûts additionnels pour les services Internet, l’électricité et le chauffage peuvent aussi être considérés. Cependant, il est crucial de consulter les politiques de ta société afin de déterminer précisément quelles dépenses sont éligibles et comment procéder au remboursement.
La démarche pour obtenir une indemnité de télétravail diffère d’une entreprise à l’autre. En général, il te faudra adresser une demande formelle auprès du service des ressources humaines ou de ton supérieur direct. Il est important de fournir tous les éléments nécessaires, incluant les frais engagés et les justificatifs y afférents. Assure-toi de respecter les échéances fixées par ta société pour déposer ta demande. Une fois celle-ci déposée, elle sera examinée et traitée selon les règlements internes. Si ta demande est validée, les détails concernant le remboursement ou la modalité d’indemnisation choisie par ton entreprise te seront communiqués.
Pour avoir droit aux indemnités de télétravail, il faut remplir certains critères. Il est essentiel de se renseigner sur la politique de ton entreprise en matière de télétravail et des indemnités qui y sont liées. Habituellement, les employés doivent effectuer du télétravail de façon régulière et cela doit être stipulé dans leur contrat de travail. Il peut également exister des exigences spécifiques, comme le fait de vivre à une certaine distance du bureau habituel ou de disposer du matériel nécessaire pour travailler de chez soi. Pour connaître les conditions spécifiques d’éligibilité aux indemnités de télétravail, le mieux est de consulter les directives de ton entreprise ou de parler avec le service des ressources humaines pour avoir des détails précis.
Les indemnités de télétravail offrent de nombreux avantages aux employés. Tout d’abord, elles contribuent à compenser les coûts supplémentaires liés au travail à domicile, tels que les frais de connexion Internet, d’électricité ou d’achat d’équipements ergonomiques. De plus, les indemnités de télétravail renforcent le sentiment de reconnaissance et de valorisation des employés, améliorant ainsi leur bien-être financier. Elles favorisent également un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle, en permettant aux employés de mieux concilier leurs responsabilités professionnelles et leurs engagements personnels. Enfin, les indemnités de télétravail peuvent contribuer à accroître la motivation et la productivité des employés en leur offrant un environnement de travail confortable et propice à la concentration.