Télétravail : 5 points à mettre en place en urgence dans votre entreprise

De nombreuses entreprises ont découvert récemment le télétravail, sans avoir toujours eu le temps de s’y préparer.

Quelques semaines après, c’est le temps du bilan.
A-t-on oublié des points importants ? Qu’est-ce qui pourrait nous aider, nous employeurs, qui avons découvert pour certains le télétravail brutalement ?

Pratiquer au quotidien le télétravail est au final bien différent que de se retrouver au sein d’un bureau.
La bonne nouvelle : tout ce qu’on apprend concernant le travail en télétravail est aussi bénéfique pour le travail dans un bureau ! 

Quels sont les 5 points d’organisation en télétravail que je vous conseille de mettre en place rapidement, dans votre entreprise, si vous ne l’avez pas déjà fait.

1 – Une charte télétravail

La charte télétravail est LE document de référence qui énonce les règles du jeu du télétravail dans votre entreprise : si un employeur souhaite que les règles soient suivies, nous sommes d’accord qu’en premier, il faut les énoncer 🙂

Pour ceux et celles qui ne connaissent pas la charte télétravail, c’est un document listant un certain nombre d’articles, qui sont obligatoires pour certains et pour d’autres facultatifs.
Tout dépend de vos besoins.

La charte télétravail définit les modalités d’accès et d’exercice du télétravail, telles que :

• les conditions de passage en télétravail
• les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail,
• les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail,
• les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail,
• la détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail,
• les modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail.

A ces points obligatoires,  vous pouvez aussi ajouter des articles parfois indispensables sur :

• le lieu du télétravail et la question de la conformité des locaux
• quels équipements liés au télétravail sont autorisés
• les remboursements des frais et dépenses liés au télétravail
• différentes articles sur la protection des données, et la sécurité…

La charte télétravail n’est pas un document obligatoire, mais elle permet de mettre en place un cadre serein.
Vous pouvez la rédiger seul, ou avec votre CSE si votre entreprise en dispose d’un.

Certains de mes confrères m’ont dit ne pas comprendre l’intérêt de mettre en place une charte télétravail dans la mesure où ils ne souhaitaient pas continuer la pratique du télétravail post confinement.
Pour commencer, la durée du confinement reste incertaine.
Puis il vaut mieux un télétravail organisé et une équipe efficace rapidement que plusieurs semaines difficiles, non ?
Surtout que la rédaction d’une charte télétravail prend peu de temps, d’autant plus si vous êtes accompagnés.

Voici des exemples de charte télétravail pouvant vous aider dans sa rédaction :
– https://www.wonder.legal/
– https://www.maitredata.com/
– https://www.charte-teletravail.fr/

2 – Les bons outils de communication

Pourquoi ne faut-il pas transposer les outils existants en télétravail ? Pourquoi le télétravail nécessite une façon de communiquer différentes et des outils adaptés ?

Je rappelle la bonne nouvelle : l’autonomie et l’efficacité que vous allez gagner en adaptant vos outils au télétravail fonctionneront aussi le jour où le travail en bureau reprendra.

La communication est certainement plus facile si l’ensemble de l’équipe se trouve dans le même bureau. Travailler ou manager à distance requiert une autre approche et les outils adaptés.

Concernant la communication, il existe la communication synchrone et communication asynchrone. Selon le mode de communication que vous choisissez, vous pouvez être plus ou moins efficace 🙂

Une communication synchrone est une communication directe, en temps réel, entre 2 ou plusieurs personnes. Par exemple, les conversations en face à face, les réunions, les appels, les visioconférences ou encore les messageries instantanées.

Les avantages de la communication synchrone sont la rapidité (le résultat est instantané), la richesse, l’humain…  mais elle entraîne aussi des interruptions dans notre journée.
Nous pouvons être très sollicités et il nous est compliqué de dire “non” à une personne qui vient nous déranger.
Nous sommes moins libre de notre organisation, ce qui est le contraire de la communication asynchrone

La communication asynchrone est donc une communication en différé. Vous décidez quand vous prenez connaissance de l’échange et vous répondez également quand vous le souhaitez. Parmi les outils de communications asynchrones on retrouve les emails, les sms, Whatsapp, Messenger, Snapchat, Skype, Slack,  …. 

Une communication asynchrone garantie une plus grande liberté d’organisation et un meilleur contrôle du temps puisque vous êtes maître de quand vous communiquez ou non.

Cela permet de faire économiser du temps aux autres, et d’améliorer votre communication. Vous avez le temps de réfléchir avant d’envoyer le message.

En revanche, la communication est moins riche qu’en face à face, moins spontanées et avec moins d’information telles que celles transmises par une voix ou une attitude corporelles.
Elle est aussi moins rapide puisqu’il faut attendre pour disposer d’une réponse.

Dans un bureau, c’est souvent la communication synchrone qui est utilisée. En télétravail, certaines entreprises tentent de calquer ce mode de communication, ce qui ne peut pas fonctionner.

Comment savoir laquelle privilégier en télétravail : le mail, le téléphone, la visio … ?
Tout dépend du contexte et de vos équipes ! Tester, itérer, faites le bilan de votre semaine avec vos équipes pour déterminer ce qui a été le plus efficace.

3 – Une organisation adaptée

L’organisation du travail en télétravail est à la fois similaire et différente de celle dans un bureau.

Similaire car on essaye dans la mesure du possible de respecter des horaires de travail habituels … mais différents car on peut par rapport à nos contraintes s’imposer des horaires de travail différents (d’où le besoin éventuel d’une charte télétravail et de l’article sur les plages de disponibilité).

Organiser sa journée de travail en télétravail, c’est organiser ses heures en fonction de ses contraintes, en prenant soin de bien cloisonner avec sa vie personnelle et à s’imposer des limites.

Organiser les tâches dans sa journée est aussi nécessaire. Disposer d’un outil collaboratif listant les tâches à réaliser par vos équipes va vous y aider.
Trello, Asana, BaseCamp, Wrike, … de nombreux outils existent et seront assez rapides à mettre en place si vous n’en disposez pas.

Ils vous permettront aussi des échanges asynchrones sur les tâches et afficheront clairement quelles sont les priorités à vos équipes.

Organiser les échanges est aussi primordiale car en télétravail, un salarié peut vite se sentir isolé, et avoir l’impression d’être un prestataire et non plus le membre d’une équipe.

Planifier avec vos équipes des échanges réguliers, par sujet, mais surtout pas d’échanges non plus pour leur laisser du temps pour avancer sur leurs tâches.

Mettre en place des rituels peut aussi vous y aider, et il s’agit du quatrième point à mettre en place rapidement.

4 – Les rituels en télétravail

Un rituel c’est quoi ? C’est un ensemble de pratiques répétitives, faites seul ou en groupe. Exemple en bureau, un petit-dejeuner organisé chaque vendredi où un membre de l’équipe apporte les croissants est un rituel.

Les rituels en télétravail sont très importants : avec la création des rendez-vous en équipe, ils garantissent un sentiment d’appartenance à un groupe.
Ils sont nécessaires au bien-être de vos salariés.

Une pause café à distance, des rendez-vous hebdomadaires pour le suivi des tâches … la mise en place de ces rituels est une occasion de réinventer les échanges dans l’entreprise.
Ils permettent aussi aux managers de prendre le pouls de ses équipes. Attention, le but est de créer de l’échange non d’en profiter pour effectuer un quelconque contrôle.

Le rituel peut-être aussi personnel, pour améliorer son mental et sa mise en condition.
Par exemple, instaurer de dejeuner loin de son ordinateur, en prenant le temps de cuisiner, peut apporter un moment de bien-être et un vrai recul sur sa journée de travail.

Je prends personnellement deux heures de coupure chaque midi et mes salariés peuvent en faire de même puisque ce qui compte n’est plus l’horaire de travail mais le travail réalisé 🙂

5 – La sécurité humaine et informatique

C’est important de vous assurer que vos salariés disposent du nécessaire pour bien télétravailler et que leur environnement personnel est compatible avec la pratique d’un travail.

Disposer d’un bureau, d’une chaise adaptée, d’une connection internet, de la bonne luminosité, font partie de votre responsabilité. Si un accident arrive durant les heures de travail, même si c’est à leurs domiciles, cela sera considéré comme un accident du travail.

Le bureau à la maison ne répond généralement pas aux mêmes normes de santé et de sécurité que celles qui s’appliquent dans l’entreprise donc il est important de rappeler à vos salariés les conditions minimum acceptables.

En tant qu’employeur, vous avez une obligation de résultat vis-à-vis de la santé et de la sécurité de tous ses salariés, y compris les télétravailleurs.

Il sera donc indispensable d’évaluer les risques en vérifiant les points essentiels des installations et en proposant des solutions en cas de soucis constatés.

Voici des exemples de documents pouvant vous aider :

• Guide d’aide à l’évaluation des risques et à la recherche de mesures de prévention associées
• Infographie : télétravailleur, êtes-vous bien installé ?

Concernant la question de la sécurité informatique, commencez par rappeler à vos salariés les règles en vigueur dans votre entreprise.
Si ce n’est pas le cas, définissez et diffusez une politique d’équipement aux salariés en télétravail. Donnez des directives d’utilisation et de sécurisation claires.

Si vos salariés utilisent leurs ordinateurs personnels, demandez-leur de bien séparer, comme avec des sessions, leurs usages professionnels et personnels.
Faites sécuriser vos accès extérieurs, attention à la gestion des sauvegardes des documents et à la gestion des mots de passe.

Si vous ne disposez pas d’un responsable informatique dans votre entreprise, faites vous accompagner par un consultant externe.
De nombreuses informations sont disponibles sur le site cybermalveillance.gouv.fr.